招标投标法律法规对投标文件的保存期限没有明确要求，部分地区针对招标投标的档案管理有具体要求。如果是电子标，则应按照《电子招标投标办法》和《招标投标电子文件归档规范》的要求进行存档。

 

【问题分析】

《招标投标法》及《招标投标法实施条例》对投标文件的保存没有明确要求。但部分地区针对招标投标的档案管理出台了具体要求：

 

例如，重庆市颁发的《重庆市招标投标条例》规定依法必须进行招标的项目，招标人、招标代理机构、招标投标交易场所应当将其在招标投标活动中形成的资料存档备查。资料保存期限不得少于十五年，其中，投标人资料只保留中标候选人的资料；

 

湖北省出台的《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间；

 

河北省出台的《河北省建筑工程招标投标档案管理办法》规定招标投标档案归档文件一式三份，建设单位保存一套 ，招标投标监督管理机构和招标代理机构各存档一套，重点工程的招标投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招标投标档案保管至工程竣工后三年；

 

辽宁省出台的《辽宁省建设工程招标档案管理暂行规定》规定重点工程的档案保管五年，一般建筑工程档案保管三年。因此，项目所在地有相关存档要求的，应按照规定的存档主体、存档内容和存档年限等要求落实到位。

 

值得注意的是，国家档案局于2018 年发布了《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018），附录B的表B.1 ——建设项目文件归档范围和保管期限表中指出，未中标的投标文件（或作资料保存），保管期限为10 年（或项目审计完成）。该规范属于推荐性行业标准，本身不具有法律强制性。而《中华人民共和国档案法》（简称《档案法》） 第十三条要求对国家和社会具有保存价值的文件材料应依法归档，但未明确具体操作细则。《建设项目档案管理规范》作为行业权威标准，可能会被监管部门、审计部门或法院视为解释和落实《档案法》的具体指引，尤其在建设项目档案管理中。为了降低法律和审计风险，即使该规范为非强制的标准，但因其内容具体、可操作性强，在实际工作中宜选择遵守。当然，部分省份或行业出台了更细化或更严格的档案管理要求，应优先执行地方或行业要求。

 

目前，随着电子标的推广，依法必须招标项目大部分采用的是进场电子交易，因此存档更为便捷。采用电子标的项目，电子档案应当按照《电子招标投标办法》和《招标投标电子文件归档规范》的要求存档，未中标单位的电子文件属于《招标投标电子文件归档规范》中约定的招标投标电子文件归档范围。招标人应在招标委托代理合同中约定归档时间、归档方式及归档文件质量。

 

援引法律制度

 

《中华人民共和国档案法》

 第十三条　直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：

（一） 反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；

（二） 反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；

（三） 反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；

（四） 反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；

（五） 法律、行政法规规定应当归档的。

非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。

 

《电子招标投标办法》

第四十条　招标投标活动中的下列数据电文应当按照《中华人民共和国电子签名法》和招标文件的要求进行电子签名并进行电子存档：

（一） 资格预审公告、招标公告或者投标邀请书；

（二） 资格预审文件、招标文件及其澄清、补充和修改；

（三） 资格预审申请文件、投标文件及其澄清和说明；

（四） 资格审查报告、评标报告；

（五） 资格预审结果通知书和中标通知书；

（六） 合同；

（七） 国家规定的其他文件。

 

《招标投标电子文件归档规范》

4.3 委托招标代理机构进行招标投标的单位应在合同或协议中确定归档事项，包括归档时间、归档方式、归档文件质量等。招标代理机构应及时将应由招标人归档保存的招标投标电子文件移交招标人归档。

6 招标投标电子文件归档范围

招标、投标、开标、评标、中标（定标） 等招标投标活动全过程产生的具有保存价值的电子文件及其元数据均应纳入归档范围，各单位参照附录B，结合工作实际编制本单位的招标投标电子文件归档范围表，编制依据包括《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《电子招标投标办法》。与招标投标活动相关，但不是由电子招标投标交易平台产生的电子文件，可根据工作实际纳入招标投标电子文件归档范围。

 

 

专栏简介

 

 

主   编：宋  波   李一周

副主编：姚  昌   吴文博   刘  刚   肖  雯

 

《建设工程招标投标实务》涵盖综合政策解读、招标、投标、开标和评标、定标和合同签订、异议和投诉等核心环节，精选156个典型问题和31个代表性案例进行深入剖析，提供解决方案与法律依据。

 

（来源：湖北省招标股份有限公司）