【摘要】文章采用问卷调查方式，对公立医院采购管理内部控制建设进行深入调查与剖析，发现当前公立医院采购管理内部控制存在单位层面内控意识不足、归口管理不到位、内控机制不健全、内控制度及监督评价机制不完善、信息化建设水平不高等问题，并提出针对性优化建议，以期为公立医院采购管理内部控制提供参考。

【关键词】公立医院；采购管理；内部控制；问卷调查

 

目前，公立医院对内控建设方面的重视力度不断加大，但主要聚焦于构建医院整体内部控制体系以及医院财务、科研、预算、合同、固定资产等业务方面，对于采购业务的内控管理多集中在对某一具体采购领域的研究，而关于医院采购管理全流程内部控制的研究较少。笔者采取问卷调查的方式，对公立医院采购管理内部控制的现状进行系统梳理和深入研究。

 

调查问卷基本情况

问卷设计与调查

为深入了解公立医院在采购管理和内部控制方面的真实状况，确保各项信息的准确性和完整性，笔者结合国家关于公立医院内控的《公立医院内部控制管理办法》（国卫财务发〔2020〕31号，以下简称《办法》）、《关于进一步加强公立医院内部控制建设的指导意见》（财会〔2023〕31号，以下简称《指导意见》）以及国家卫生健康委员会办公厅印发的《卫生健康行业内部审计基本指引（试行）》（国卫办财务函〔2023〕416号，以下简称《审计指引》），初步拟定调查问卷，通过召开专家论证会和函询的方式，与全国20多家大型公立医院从事采购管理的资深专家研讨，最终确定此次调查问卷内容。问卷分为四个部分，主要了解被调查单位的基本情况，对采购管理内控的认知与培训情况，采购管理内控机构设立以及制度、机制建立情况，内控组织实施、评价监督情况等。

样本情况

笔者采用问卷星形式发放问卷，发布范围主要为中国医学装备协会采购分会采购规范化学组微信群以及全国各级医院采购管理、医学工程、后勤保障、财务、审计、监督等部门的负责人、业务骨干。本次问卷调查共回收1268份，其中符合调查要求的有效问卷1122份，占比88.5％。本次回收的问卷样本实现对31个省（自治区、直辖市，港澳台地区除外）的全覆盖。按医院分类，85.4％为三级医院，68.4％为综合医院。从以上数据可以看出，样本覆盖面广，样本医院多为三级以上综合医院，符合研究范围且具有代表性。从填写问卷的人员基本情况来看，具有本科及以上学历的占比高达90％，其中，获得博士研究生的占1.74％；具有中级及以上职称的占77.6％，其中，具有正高职称的占9.2％；具有管理学背景的占比最高，达到35.4％，其次是具有医学背景的占29.1％，医学工程背景的占17.8％；来自医疗设备部门和采购归口管理部门的占比较高，分别为32.5％和30.8％，财务部门的占15.9％，后勤保障部门的占7.8％，纪监审部门的占7.3％。参与本次填问卷填写的职能部门正副职占比最高，达到58.8％，其次为采购或采购管理人员占19％；3.4％的院领导也参与了本次调查；具有5年及以上采购或采购管理工作经验的占37.2％。从以上数据可以看出，填写问卷的人员大多来自医疗设备部门或采购归口管理部门，部门正副职参与度较高，且基本具有本科及以上学历，中级及以上职称，并具有管理学或医学专业背景以及一定的采购管理经验。

基于问卷调查的公立医院采购管理内部控制情况

采购管理内控体系建设总体情况

样本中，56.1％的公立医院对内部控制建设“非常重视”，37.6％的公立医院“比较重视”，6.3％的公立医院“不太重视”或“不重视”。

采购管理内控认知及培训情况

1. 采购管理内控认知

调查结果显示，被调整人员对《办法》的了解熟悉程度高于对《指导意见》和《审计指引》，但仍有8％的被调查者从未听说过这三份文件，19.3％的被调查者听说过但还未采取学习行动。

2. 采购管理内控培训

从开展培训的情况来看，5.5％的公立医院从未开展过系统的学习和培训；75.4％的公立医院采用多种形式开展内控培训，9.4％的公立医院仅让工作人员进行自主学习，未采用其他方式开展培训。

采购管理内控建设与实施情况

1. 采购管理内控机构设立

调查结果显示，81.2％的公立医院按要求设立了内控领导小组或委员会；84.1％的公立医院设立了采购归口管理部门，内控机构建设已基本处于完善状态。91％的公立医院明确了采购管理内控具体牵头部门，77.4％的由采购归口管理部门牵头，以提高内控管理工作的质效。

2. 采购管理内控机制建设

调查结果显示，88.7％的公立医院对采购活动的决策、执行、监督实现了相互分离，89.8％的公立医院在采购活动中建立了议事决策机制，82.2％的公立医院建立了轮岗机制，95％的公立医院明确划分了采购活动中各岗位的职责。在采购活动组织实施过程中，80％的公立医院在“采购需求制定与内部审批”“采购文件编制与复核”“采购合同签订和履约验收”环节实现了不相容岗位相分离。

3. 采购管理内控制度和信息化建设

制度建设是内控建设的基础，制度的及时更新和流程的再造是内控成效的过程保障。调研结果显示，86.9％的公立医院会定期或不定期梳理采购工作流程，修订内控制度；50.4％的公立医院已建立采购管理系统，且29.2％公立医院的采购管理系统与医院其他系统，如预算系统、合同管理系统等实现了互联互通。

4. 采购管理内控组织实施

85.8％的公立医院对采购业务关键管控环节风险点制定了防控措施，76.8％的公立医院已制定采购管理内控制度或汇编内控手册，66.5％的公立医院每年会按要求向上级部门报送内控报告（包含采购管理内控情况）。被调查者认为“影响采购管理内控规范实施的主要因素”排在前三位的因素是采购管理内控机制不健全、采购管理内控部门职责不明确、缺乏信息化系统支撑。

公立医院采购管理内部控制存在的问题

单位层面内控意识不足

目前，公立医院的管理者大多为医务人员出身，其内部控制理论基础较为薄弱，并未认识到内部控制管理在公立医院采购业务中的重要作用，对于采购管理内控建设的认知，还停留在初始阶段，认为只要“成立机构、配备人员、发布文件”便意味着内控建设的完成，并未意识到采购管理内部控制是一个规范化、制度化和系统化的体系。

采购职权分散

从样本数据来看，大多数公立医院成立了采购管理归口部门，如采购中心、招标办，但仍有部分医院的采购权分散在各部门，未实现统一的归口管理。例如，药品试剂的采购由药学部门负责，医疗设备的采购由医学工程部门负责，工程建设项目的采购由基建部门负责。医院没有成立专门的部门统一制定适合医院自身采购管理的制度、流程，而是由各部门依据自己的制度流程执行采购程序，不仅大大浪费了医院的人力资源，还给采购规范化、精细化管理带来了很大的挑战。

未建立不相容岗位相分离的内控机制

随着近几年国家对公立医院内控管理的逐步加强，绝大多数医院建立了内控机制。然而，部分医院对采购业务未实行归口管理，各职能部门既是采购需求方，又负责实施采购，采购决策、执行、监督未实行分离。有的医院采购部门受编制限制，人员少，岗位职责划分不清，采购活动中存在组织实施、履约验收、合同签订、资料归档等工作“一肩挑”的问题，未建立不相容岗位相分离的内控机制。

内控信息化建设水平不高

采购管理内控活动的有效实施，需要借助信息化建设力量。但是，目前大部分公立医院尚未建立采购管理全流程信息化平台，即使部分医院已建立了采购管理信息化系统，也未与预算、合同、资产、支付系统互联互通，资源和信息在部门间不能很好地实现共享，成为信息孤岛，导致采购各环节不能够及时跟进，不利于采购管理的流程控制和实时监控，管控活动的有效性受到影响。

内控评价指标体系尚未完全建立

目前，公立医院采购管理内控评价体系较弱，相当一部分医院并未建立内控评价机制。部分医院虽设置了内审机构并专门负责评价内控管理的缺陷，但很多内审工作人员多为财务专业背景，缺乏采购业务全流程规范化管理的专业知识和能力，导致其设计的采购管理内控评价指标偏重点存在一定差异，评价内容与实际内控管理有一定差别，大多流于形式，这就使大多数医院缺乏完善的内控缺陷认定标准和对内控缺陷进行有效评价的体系。

专业人才队伍建设落后

部分公立医院从事采购管理人员的专业背景、业务能力与采购管理岗位不匹配，对采购制度的更新不及时，了解不全面，容易出现认知误区，导致采购行为不合规。同时，由于缺乏相应的培训机制和途径，部分工作人员的专业知识停留在自我学习、自我摸索层面，一旦出现采购问题难以应对。

公立医院采购管理内部控制建议

加强单位层面内控意识，明确责任归属

首先，要从制度层面着手，除了要求管理层及时了解、学习国家和省市各部门出台的相关政策与制度外，还应将内控目标达成情况与管理层的考核挂钩。其次，要从思想层面着手，加大内控工作宣传力度，邀请采购管理领域的专家学者给医院管理层讲授理论知识，并结合医院实际情况给出合理化意见或建议，不断提升管理层对采购管理内控的认知，发挥管理层的引领作用，为内控管理有效实施奠定良好的基础。最后，要划清责任归属。单位层面明确采购管理内控建设的责任部门和评价监督部门，并保证其独立，且能够科学、规范、高效地开展工作。

建立采购业务内部控制的风险评估体系

首先，要围绕采购业务全流程各环节，遵循全面性、重要性和制衡性原则，制定切实可行的内控目标。其次，对各采购环节可能出现的内部控制风险进行识别、分析并建立风险矩阵图，对于影响范围较大、出现频率较高的风险给予充分重视。最后，根据风险识别和风险分析得出的结果，确定关键环节的风险点，拟定采购风险防控策略，如风险承受、风险转移、风险防范，并结合医院实际情况，有针对性地制定防控措施。

夯实采购管理内控信息化支撑

一是将岗位职责、制度流程、表单模板内嵌于信息化系统，实现管理制度化，制度流程化，流程信息化。二是将采购管理信息化系统与医院其他系统实现互联互通，打破各系统间的数据壁垒，逐步实现数据充分共享。三是利用信息化系统实现对采购业务全流程的动态监管，为监管部门将工作重点从事前审批审核转变为事中事后监管创造条件，扩大监管覆盖面，提升采购监管效能。

强化内控人才培养，提升全员内控素质

首先，医院应对采购业务全流程所涉及的部门，如采购、业务、财务、纪监审、资产等部门的负责人和具体经办人员每年开展定期培训、分岗位专项培训，提高其对内控管理的认知、参与度。其次，充分利用会议、网络、培训班等形式，加强对内控知识的宣贯，把内控理念渗透到采购管理的各个环节和各个层次。通过培育内控环境，营造严格的内控氛围，充分发挥全员的能动性，激励医院所有工作人员自觉遵守采购管理内控制度。

结 语

笔者采用问卷调查的方式，针对公立医院采购管理内控的现状进行了调研，发现公立医院目前采购管理内控存在一些问题，并且针对这些问题提出了一系列的解决措施，希望这些措施建议对于公立医院优化采购管理内控工作有所助益。

 

 

 

基金项目：本文系中国医学装备协会运营和绩效分会2023年度管理研究课题“基于风险管理视角的公立医院采购管理内部控制研究”（课题编号：CMOP-3-2023-10）研究成果。

 

本文摘编自《中国招标》杂志2024 年第 7 期，作者系武汉大学人民医院采购与招投标管理中心晏妮、钟园、杜文娟、林青。