STEP1 明确项目目标和采购内容
《编制采购需求的前期准备》
明确项目目标和采购内容是确定采购需求的起点。在这个阶段，采购人以及参与确定采购需求的机构需要明确五个核心问题。
01明确项目目标。
明确项目目标，就是系统性地回答“为什么采购”和“期望达成什么”两个关键问题。
“为什么采购”要清晰阐明为何需要进行这次采购，是因为部门职能、设施改善、服务升级、政策执行等原因，还是为了满足日常运营或紧急情况下的需求。
期望达成什么”主要关注的是通过采购活动希望实现的具体成果或目标，如性能提升、成本节约、质量改善等方面。
02确定采购标的及所属品目。
采购标的是指采购活动中需要获取的具体对象，也就是具体的货物、服务或工程等。
采购标的所属品目根据《政府采购品目分类目录》确定。《政府采购促进中小企业发展管理办法》要求，明确采购标的对应的中小企业划分标准所属行业。因此，对于多采购标的的项目，首先要逐一明确采购标的对应品目，再根据品目确定所属行业。
03确定项目类别及属性。
项目类别是指采购项目是属于货物、服务还是工程项目。
项目属性是指根据项目采购标的所属品目，按照《政府采购品目分类目录》确定采购项目的整体属性，按照《政府采购品目分类目录》无法确定的，按照有利于采购项目实施的原则确定。
04编制政府采购预算。
根据单位的经费支出预算和资产配置标准，结合政府厉行节约、合理编制的原则，科学制定政府采购预算。确保所有使用财政性资金采购政府集中采购目录内的或者超过采购限额标准的项目 都纳入预算编制范围，避免无预算采购或超预算采购。
05设定预期效果及绩效目标。
设定采购完成后希望实现的具体目标，比如提升工作效率、降低成本、提高服务质量、增强竞争力、满足法律法规要求等。同时，要量化这些目标，以便于后续评估采购效果。
建立一套有效的绩效评价体系，将采购目标转化为具体的、可衡量的绩效指标，便 于在采购实施过程中监控进度，以及采购完成后评估实际效果是否达到预期目标，优化 采购需求管理，以实现资源的最优化配置，提高财政性资金使用效益。
STEP2 考虑预算约束条件和资产管理要求
《编制采购需求的前期准备》
1预算约束条件
在需求调查、确定需求、制订采购计划的过程中，需充分考虑成本效益分析结果，并确保所有支出均符合预先设定的预算限额，确保采购行为在财务可控范围内，避免超预算支出，同时也需要考虑采购项目的长期运营成本和维护费用。
2资产管理要求
在采购过程中，不仅要考虑单次采购的成本，还要结合长期的资产管理策略。这包括但不限于对所购资产的全生命周期成本（TCO）进行评估，考虑其使用寿命、维护保养费用、能源管理、废弃处置价值等因素。此外，还需根据采购人内部的资产管理规定，确保新购置的资产能够被有效登记、跟踪、保护和合理使用，避免资源浪费和合规风险。
STEP 3 内部沟通协调
《编制采购需求的前期准备》
内部沟通协调是采购需求管理的重要环节，通过内部沟通，实现多部门、多层级的协同合作与信息共享，确保采购项目能够满足实际工作需要和长远发展目标。
1 跨部门协作
采购项目不仅涉及采购部门，还与财务部门（负责预算审核与资金安排）、业务部门（了解实际工作需求并使用采购结果）、监督部门（对采购过程进行合规性审查）等紧密相关。可通过研讨会等形式，确保各部门充分理解采购项目的背景、目标和预期成果，并在各自职责范围内提供专业意见和支持。
2 需求研讨
会议中需详细讨论采购的具体需求，包括产品或服务的功能特性、技术参数、数量规模、交付期限、售后服务等内容，以及潜在的风险点和应对策略。此外，也要关注采购项目对采购单位长远发展的影响，确保其与战略规划相契合。
3 最终用户参与
让最终用户直接参与到需求研讨中至关重要。最终用户最了解实际工作需求，能够提供最真实、最贴切的需求信息，从而避免采购结果与实际应用脱节，提升资源利用效率。政府向社会公众提供的公共服务项目，应当就确定采购需求征求社会公众的意见。
4 达成共识
通过充分的内部沟通，促进各部门间的信息交流与观点碰撞，形成统一明确的采购需求说明，确保后续采购活动能高效有序地推进，同时降低因沟通不畅导致的后期变更风险，保障采购项目的顺利实施及成功落地。
专栏简介
主 编：黎 明 陈 瑜
副主编：田 翠 付方龙 胡火轮 孙 伟
本书聚焦采购人核心职责，覆盖从预算编制、需求确定到合同履行、绩效评价的全流程关键环节，系统梳理政府采购法规政策与操作要点。本书针对采购人面临的法规理解偏差、需求编制不科学、新型采购应对难等痛点，兼顾政策解读与实操技巧，助力提升采购效率与规范化水平，是采购人日常工作的使用指南，亦可为政府采购实践与理论发展提供参考。
（供稿：湖北省招标股份有限公司）
